Sistema per il monitoraggio dei flussi documentali
Il sistema permette di gestire l'iter delle pratiche presso uffici nei quali per esigenze di organizzazione e tempistiche definite da normativa è necessario un monitoraggio e la definizione di sequenze delle operazioni interne per la gestione delle fasi e la verifica dell'avanzamento dell'iter autorizzativo e operativo.
Si tratta di un software per il workflow management realizzato in modo da permettere una elevata elasticità e duttilità nella definizione delle interfacce, nella interrogazione e gestione delle informazioni.
Non ci risulta la disponibilità in commercio di un prodotto con le medesime funzionalità, per modularità e possibilità di adattamento e personalizzazione, caratteristica che esalta l'unicità del prodotto.
Alla base della struttura degli archivi il sistema prevede la creazione di vari ambiti con caratteristiche e strutture ben definite chiamati "Procedimenti". I procedimenti possono essere svariati e di diversa tipologia in relazione all'ufficio che utilizza e-flow per la gestione delle proprie pratiche; per ciascuno di essi sono definite caratteristiche, strutture e iter.
Per ciascun procedimento è possibile definire la struttura delle autorizzazioni di enti ed organismi esterni al fine di potere gestire la "autorizzazione unica".
I flussi documentali in ingresso ed in uscita possono essere gestiti attraverso la posta elettronica certificata e attraverso la posta ordinaria o in genere atri metodi previsti.
Per ogni procedimento è definito l'iter operativo, sono definite varie "fasi" organizzate con un numero di sequenza progressivo che definisce l'ordine nel quale devono essere eseguite. Per ciascuna fase è definita una durata, espressa in giorni, per la relativa definizione/completamento.
Ad ogni fase sono collegati vari "step". Per ciascun step può essere indicato uno o più "reparti" quindi i relativi funzionari/impiegati.
Standardizzazione dei processi e riduzione dei costi
Le informazioni che è possibile gestire sono di svariate tipologie, di seguito eccone un esempio anche se è possibile personalizzare l'intera struttura del questionario:
La gestione dell'iter è completamente personalizzata per le esigenze di ciascun cliente e viene costruito ogni volta valutando le seguenti variabili e componenti:
- Procedimento
- Fasi (Durata della fase espressa in giorni)
- Per ciascuna fase ci sono gli "step"
- Per ciascun step ci sono varie "reparti"
- Per ciascun reparto ci sono i funzionari/impiegati di riferimento.
Esempio dettagliato di un procedimento:
Procedimento "Pratica di Autorizzazione"
- Fase 1 Accesso e Istruttoria (Durata della fase giorni 45)
- Step 1 Protocollo (Riferimento al protocollo generale e/o protocollo interno)
- Step 2 Assegnazione Reparto "caporeparto" (Dott. Rossi)
- Step 3 Istruttoria Reparto Istruttoria Stanza 4 (Dott. Neri)
- Step 4 Responsabile di servizio per parere Reparto Pareri (Dott. Bianchi)
- Step 5 Dirigente per Determina Reparto Funzionario 3 (Dott. Verdi)
- Fase 2 Commissione Esaminatrice (Durata della fase giorni 45)
- Step 1 Esame Progetto Commissione n°1
- Fase 3 Organo di Approvazione (Giorni 30)
- Step 1 Rilascio Autorizzazione Funzionario 1 (Dott.. Verdi)
Le anagrafiche presenti nel sistema sono le seguenti:
- Tecnici/Professionisti esterni - Sono i professionisti o i tecnici che sono collegati a ciascuna pratica; in pratica le figure che, per conto dell'utente hanno preparato e presentato l'istanza o la documentazione.
- Richiedenti - Sono i titolari delle pratiche, le aziende o gli utenti in genere.
- Operatori - Sono i dipendenti/funzionari che operano sulle pratiche, organizzati in vari livelli di utenza.
- Enti - Si tratta delle anagrafiche degli Enti esterni collegati per la gestione di autorizzazioni preventive, nulla osta, etc.. Questa struttura è integrata per lo sviluppo del modulo che prevede l'interazione anche di organismi esterni interessati nell'iter per l'ottenimento della "autorizzazione unica".
Per ciascun archivio è prevista l'indicazione delle informazioni anagrafiche complete, contatto telefonico ed email.
Per i richiedenti e per i tecnici/professionisti è presente un'anagrafica completa e dei riferimenti necessari per la generazione automatica di missive o comunicazioni, sia su sopporto cartaceo che elettronico.
I livelli assegnati a ciascuna figura permettono autorità e funzionalità diverse:
- Amministratori di sistema (gestori/amministratori)
- Dirigenti/Funzionari (con funzionalità di livello superiore ed autorizzativo)
- Operatori (per le funzioni istruttorie e amministrative)
- Utenti (Tecnici/professionisti e richiedenti, con accesso esterno in sola consultazione)
eflow Workmanager - Sistema di gestione e controllo
Successivamente alla definizione dei procedimenti, delle fasi e per ciascuna di esse gli step e i relativi reparti quindi persone di riferimento è possibile monitorare i flussi documentali ed operativi quindi i report e gli indicatori.
Al fine di potere informare il richiedente ed il professionista in merito alla pratica ad ogni passaggio di stato (o nelle condizioni predefinite), vengono inviate automaticamente delle email informative.
Le informazioni sopra descritte, gli status, la terminologia, la struttura di ogni procedimento si costruiscono e personalizzano dietro specifica richiesta ed indicazione.
Una serie di allarmi e comunicazioni automatiche sono generati nel momento di variazione dello status, nel passaggio a fasi successive e nel caso di superamento dei termini previsti per ciascuna fase.
Un cruscotto a disposizione degli amministratori o dirigenti permette di controllare continuamente lo stato del sistema, il numero delle pratiche in gestione e le relative fasi, eventuali procedimenti in scadenza on che hanno già superato i limiti temporali previsti.
Le missive o in genere le comunicazioni cartacee vengono generate direttamente dal sistema e sono disponibili a ciascun operatore in relazione alle proprie autorità e facoltà.
Le ditte o i tecnici/professionisti esterni hanno la possibilità di accedere ad una versione pubblica dell'applicativo, sempre protetta da un solido sistema di accesso, che permette la interrogazione delle pratiche di propria competenza quindi la verifica dello stato di avanzamento nell'iter e le eventuali comunicazioni presenti.
Una serie di modelli e comunicazioni sono definite dall'utente e vengono collegate a fasi o step nei quali saranno disponibili. La generazione della modulistica è automatica e comprende la testata, logo, indirizzi dei destinatari, le parti comuni della lettere e permettere la digitazione di una area di testo direttamente nell'ambito della fase o step.
La lettera generate è sempre archiviata e collegata al procedimento in formato pdf quindi è sempre stampabile.
Per ogni procedura è possibile caricare e salvare una serie di file che permettono di conservare in formato elettronico la documentazione. Questi documenti elettronici, che possono contenere copie del progetto, disegni o documenti in genere sono collegati alla pratica e possono essere estratti e riprodotti in qualsiasi momento dagli operatori autorizzati.
Una dettagliata gestione dei log permette di tracciare le operazioni effettuate e di risalire ai tempi ed agli operatori per qualsiasi azione effettuata all'interno del sistema.
Una serie di report, grafici ed indicatori permettono di monitorare e tracciare l'intero flusso documentale ed operativo in modo da potere avere un quadro generale e dettagliato dell'intero flusso relativo ai procedimenti gestiti.
L'intero sistema è giacente su uno o più server, l'accesso alla procedura è effettuato attraverso qualsiasi browser web aggiornato alle più recenti versioni, quindi non è necessaria l'installazione di nessun software sulle workstation per l'utilizzo dell'applicativo.
Questa soluzione permette una grande elasticità nella manutenzione e aggiornamento è non necessità di installazioni o particolari caratteristiche hardware nelle postazioni operative, permettendo di utilizzare la struttura informatica esistente limitando i costi di gestione.
Per la fruizione al pubblico, quindi per l'accesso via web, può essere previsto un sistema parallelo che contiene informazioni parziali per la sola interrogazione da parte degli utenti abilitati o l'accesso diretto ai dati, sempre con le limitazioni e le restrizioni necessarie.
L'accesso alle informazioni avviene utilizzando protocolli sicuri (SSL) per permettere un alto livello di sicurezza e la criptazione delle informazioni.